以前から業務のデジタル化の重要性が指摘されていましたが、コロナ禍の影響もありここ数年で急速に必要性が増しています。その為に、例えば「Google Drive」などのクラウドストレージ、「Salesforce」など営業支援システム、「サイボウズoffice」などスケジュール管理ソフト、「LINE WORKS」などチャットツール、名刺管理ツールなど、この他にも多種多様なサービスを既にご利用されているか、導入を検討されているのではないでしょうか？
しかし一方で、ツールが多すぎて業務が複雑になってしまったり、せっかく導入したツールも従業員に定着せず使われなくなってしまった、という経験はありませんか？
いつの間にかITツールやサービスを導入する事が目的になってしまって、導入しさえすれば自社の問題が全て解決するようなイメージを抱いてしまってはいないでしょうか？
・そもそも業務をデジタル化する目的は何なのか？
・どのような業務からデジタル化を進めるべきなの？
・自分の会社の業務もデジタル化は可能なのか？
この記事では、こうしたお悩みを抱えている方向けに、本質的なデジタル化とは何か、目的やメリットも含めてご紹介いたします。
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【CONTENTS】
1．デジタル化の本質とその目的
2．デジタル化で失敗しやすいポイント
3．本質的なデジタル化がもたらすメリット
4．JIMUKIは、お客様のデジタル化を伴走支援致します
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１．デジタル化の本質とその目的
業務のデジタル化やITの活用と聞いて、どのようなものを想像しますか？
・情報のデータ移行によるペーパーレス化
・チャットやWEB会議などのコミュニケーションツールの導入
・手作業で行っていた業務の自動化
・テレワークの導入
これらはデジタル化のイメージとしてよく挙げられるもので、間違いではないのですが、言わばデジタル化の一要素に過ぎません。
デジタル化すると何が良いのでしょうか？
例えば、友人を誘って食事に行きたいとします。現代ならGoogleマップで近くのお店を検索して、料理写真と口コミを見ながら良さそうなお店を選び、そのリンクをLINEで友人に送ります。それだけでお店の雰囲気や料理のイメージ、お店へのアクセスまでの情報を友人と共有できます。
それではスマホがなかったかつての時代を思い出してみましょう。
基本的には自分が知っている定番のお店に行くことが多かったと思います。美味しいお店を沢山知っている事はそれだけでステータスでした。初めてのお店に行く時には事前の期待と食い違うこともしばしばありました。待ち合わせの場所と時間を勘違いして合流できないというトラブルもあったと思います。
これこそがデジタル化のメリットです。
かつて特定の人間の頭の中だけにあった情報が、デジタル化される事によって検索でき、再利用でき、相手と共有できる。人と人を繋ぎコミュニケーションを円滑にするのが、デジタル技術の本質と言えるのです。
情報を迅速に的確に伝達する事で、業務が最適化・効率化され、無駄が解消され、企業の生産性を向上させることが可能になります。各種のITツールをただ導入するだけでは不十分で、コミュニケーションの促進という目的に沿って、いかに活用する事ができるのかが重要です。
２．デジタル化で失敗しやすいポイント
先述の通り、「ツールの導入＝デジタル化」ではありません。
ここでは、デジタル化で失敗しやすいポイントの具体例をピックアップしてご紹介します。
・ITツールの乱立による情報の分散
ある会社では、営業部門はエクセルで顧客リストを管理していて、サービス部門では別に修理履歴管理システムがあります。また経理部門では別に販売管理ソフトを用いています。こういった会社では以下のような事が日常的に起こっているかもしれません。
営業はA社へ新しい機器の提案をしたいと思い、サービス部門へA社への最近の修理履歴を至急まとめて欲しいと頼みます。また、経理部門へはA社への最近の消耗品の販売履歴を提出するよう依頼します。サービスは帰社後残業して、経理は締日の忙しい業務を中断してレポートを作成します。
営業としては会社全体の為に売上を伸ばしたいだけですが、他の部門の人たちは自分の仕事を邪魔されたイメージを持ってしまい、段々と部門間の対立が増し、雰囲気が悪くなっていきます。
もしお互いのシステムが連携していて、営業が使っている顧客管理ツールでA社を検索すれば、そのまま修理履歴と販売履歴が確認出来るようになっていれば、営業は迅速に提案活動が出来ますし、サービスも経理も自分の仕事に集中できて、コミュニケーションの掛け違いが起こることもありませんでした。
ITツールごと得意とする事が違うため、部門ごとに違うツールを用いる事になるのはある程度仕方のない事と言えます。大事なのはそれぞれが連携出来るような仕掛けをしておき、誰でも情報を検索出来るようにしておく事です。
例えばデジタル的な考え方として、データベースを設計する際に用いる「データベースの正規化」という考え方があります。データベースを設計する際には、データの矛盾や重複を無くし、共通するデータはひとまとめに集中して管理し、関係する情報を紐付けできるように「キー」となる項目を用意します。
こういった考え方を応用する事で、複数のITツールを用いる時に重複入力の手間を省き、矛盾を予防し、情報を連携させて表示させやすくなります。
３．本質的なデジタル化がもたらすメリット
業務をデジタル化するメリットを整理しましょう。
本質的な目的に沿ったデジタル化は、企業全体に大きな変革とメリットをもたらします。
デジタル化のメリット
・情報のデジタル化を行う事で、情報を検索し、再利用し、共有しやすくなり、コミュニケーションを円滑に。
・非効率な業務手順を解消し、さらに業務の自動化により生産性が向上。
・情報の透明性が高まることで、属人的な体制から脱却し、自由に、多様な働き方を実現。
4．JIMUKIはお客様のデジタル化を伴走支援します
本質的なデジタル化を進めるためには、なかなか自社のノウハウだけでは難しいもの。IT人材の採用も一手ではありますが、デジタル化の成功のためには、業務や組織にも関わる特殊な専門性が必要です。
JIMUKIでは、本質的なIT化・デジタル化を支援するサービスを行っています。お困りごとを丁寧にヒアリングし、最適な解決策を一緒に探していく伴走支援型のサービスで、自社だけではなかなかデジタル化が進まないという企業様のお力になれると考えています。
デジタル化に関する疑問点や、進め方、JIMUKIサービスについて気になる点があれば、お気軽にお問い合わせください。