組織の拡大や働き方の多様化から、以下のような課題を感じている企業も少なくないでしょう。
・社内の情報共有が不足していてトラブルの原因になっている
・電話連絡が多く業務が中断する事が多い／業務を効率化して生産性を高めたい
・テレワークの導入が進まない／テレワーク環境での情報伝達が上手くいかない
上手に導入することで、こうしたお悩みを解消できるのがチャットツールです。
主要なおすすめツールもご紹介しますので、近しい課題感を抱えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
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【CONTENTS】
1．なぜ、今チャットツールが必要なの？
2．主なチャットツールとその特徴
3．コミュニケーション方法ごとの特性／使い分け方
4．チャットツールの導入はJIMUKIまでお問い合わせを！
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1.なぜ、今チャットツールが必要なの？
ビジネスにおける従来のコミュニケーション手法は、対面・電話・メールが主流でした。
しかし今までのツールには情報共有という点で問題もありました。社内でこうした声が聞こえてくる事はないでしょうか？
「この案件○○さんも対応してくれていたの？知らなかったから自分もやってたよ」
「何でもかんでもメールのCCで送って来られても、あんなに長いメールのやり取りの履歴なんて全部見てられないよ！」
対面や電話では、ごく少数の人にしか情報が伝わらず、伝達漏れが発生します。しかし、全ての案件について全員にメールで転送しても、情報が埋もれてしまって伝わらないでしょう。チャットツールではグループチャットを用いて関係者全体へ短い簡潔な文でメッセージを送ることができます。
また、個人宛のチャットでもあえてグループチャットで行うようにする事で、見ていた他の人から意外なアイディアがもらえることもあります。チャットは社内のコミュニケーションを活発にさせるのです。
また、電話は受け手の仕事を中断させます。人間の脳はマルチタスクが苦手で、「タスクをひとつずつクリアするよりも40パーセントも生産性が落ちる」という研究結果もあります。受け手の作業を中断させないチャットは業務の効率化にも役立ちます。
そして何よりもチャットツールの利点は、後から検索できるという事です。
2.主なチャットツールとその特徴
主要なチャットツールには、以下のようなものがあります。
●LINE Works
LINE Worksは、言わずと知れた「LINE」のビジネス版コミュニケーションツール。
・チャット機能だけでなく、アンケート機能や掲示板機能も実装
・「既読」「スタンプ」など、通常のLINEと使い勝手が近く、すぐに慣れやすい
・導入のハードルが一番低いです
●Chatwork
Chatworkは、導入企業35万社を突破した、中小企業向けのビジネスチャットツール。
・社内外問わずグループチャットに招待可能
・シンプルで使い勝手が良く、ツールを使い慣れていない方でもすぐに慣れることができる
・チャットをそのままタスクに登録できるタスク管理機能が秀逸
●Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、Microsoft社のコミュニケーションツールです。
・同社の「Microsoft365」の多種多様なサービスの中心となるハブ的なツール
・Teamsはビデオ会議ツールとしても高いシェア
・ExcelやWordファイルをアップロードすると、そのままOneDriveで共同編集可能
他にも多くの種類のコミュニケーションツールがありますが、こうしたツールの中から、必要な機能・コスト・メンバーのITスキルなどを加味しながら、自社に合ったものを選ぶことが大切です。
3.コミュニケーション方法ごとの特性／使い分け方
チャットツールは企業の生産性向上に役立つものですが、適切な使い方をしなければその効果を十分に発揮することはできません。従来のコミュニケーション方法と上手く組み合わせ、伝えたい情報の性質に合った形で使い分けをしましょう。
ここでは、コミュニケーションの方法ごとの特性と使い分け方についてご紹介します。
●コミュニケーション方法ごとの特性
対面、電話、メール、チャットのそれぞれの特性を以下の表にまとめました。
対面、電話、メール、チャットは、それぞれに特性が異なるコミュニケーション方法です。
チャットのメリットとしては、一括で多くの人数に情報を伝達できる共有性と、情報の証跡を残せるという点でしょう。また、メールに比べてスピード感を出せ、迅速な情報伝達を可能とします。
●コミュニケーションの使い分け方
次に、各コミュニケーション方法の使い分け方を以下の図にまとめます。
このように、場面や伝達する情報の性質に合わせて、従来のコミュニケーション方法と、チャットツールを使い分けることで、社内外の情報伝達の速度・質を飛躍的に向上させます。
デジタル化の本質的なメリットは、「検索でき、再利用でき、相手と共有できる」ことです。
ツールの特性を理解して、最適な利用方法にあてはめて運用ルールを決めましょう。
4.チャットツールの導入はJIMUKIまでお問い合わせを！
チャットツールの概要、主要なサービス、使い方について解説しました。
JIMUKIでは、今回ご紹介したLINE Works、Chatwork、Microsoft Teamsなどのコミュニケーションツールについて、導入支援をしております。
各企業様に適したツールの選定から、導入、使い方や上手な活用方法のレクチャーまで、一気通貫で対応しておりますので、はじめてチャットツールを導入する場合も、安心してお使いいただけます！
ご興味がある方は、JIMUKIまでぜひお気軽にお問い合わせください。