日々の業務を効率化するために欠かせないデジタルツールとして、MicrosoftのSharePointが注目されています。ただのファイル保管庫としてではなく、多彩な機能を活用することで、ファイルの整理整頓から自動化、さらには安全な情報管理まで幅広く対応可能です。

本記事では、SharePointを活用した具体的な事例や便利な機能をご紹介し、業務効率化へのヒントをお届けします。

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CONTENTS
1. そもそもSharePointって何？
2. OneDriveとは何が違う？
3. SharePointをもっと便利に使う活用集
4. SharePointの導入をJIMUKIが完全サポートします
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1. そもそもSharePointって何？

SharePointは、Microsoft 365 で提供される、ファイル共有や情報共有を目的とした企業向けサービスです。複数名での同時作業を可能にすることで、プロジェクトを円滑に進めるための機能を多数備えています。

以下で、その具体的な機能をご紹介します。

1-1.ファイル共有・同時作業

会議の議事録や提案書などを、複数のユーザーが同時に編集できます。例えば、会議中に議事録をリアルタイムで複数人で編集・共有したり、チームで同時に提案書を作成・修正したりといった活用が可能。誰が、いつ、どこを編集したのかがわかるので、スムーズに共同作業を進められます。

1-2.チームサイト

部門やプロジェクトごとにポータルサイトを作成し、テンプレートを活用した情報共有が可能です。例えば、営業部専用のポータルサイトを作成し、売上実績や顧客情報をチーム内で共有したり、プロジェクト専用のポータルサイトを作成し、スケジュールや進捗状況をメンバー間で共有したりできます。

1-3.コンテンツ管理

ドキュメントや画像の共有、予定表・書類の保管・管理、データベースとしての活用が可能です。例えば、会議資料やプレゼン資料を保存・共有したり、チームのスケジュールを管理したり、顧客情報をデータベース化して管理したりできます。

1-4.ワークフロー

煩雑な業務の流れをシステム化し効率化できます。Officeファイルの連携とPowerAutomateが大きな強みで、設定次第では柔軟なワークフローも設計可能。稟議申請や経費精算などの承認プロセスを自動化したり、タスクの進捗状況を管理したりできます。

1-5.検索機能

必要な情報を迅速に検索できます。SharePoint内に保存されているドキュメント、画像、リストなどをキーワード検索したり、フィルターを使って絞り込んだりできます。

1-6.ExcelやWordとの連携

他のOfficeツールと連携し、シームレスな編集・共有が可能です。例えば、SharePoint内に保存されているExcelファイルやWordファイルを、ブラウザ上で直接編集したり、チームメンバーと共有したりできます。

2. OneDriveとは何が違う？

Microsoft365の中に含まれるSharePointとOneDrive。いずれもファイルを管理する機能が備わっているため「違いがよく分からない」という方も多いようです。それぞれの違いを端的に表すと、以下のようになります。

• SharePOint：組織全体の共同作業や情報管理
• OneDrive：個人ファイルの保存と共有

以下、より細かな違いについて表にまとめました。

項目	SharePoint	OneDrive
対象ユーザー	部門、プロジェクトチーム、組織全体	個人
目的	プロジェクト管理、長期間のデータ保存、共同作業の効率化	個人データの保存と同期
保存場所	チームサイトや共有フォルダ内	ユーザー専用のプライベートスペース
主な機能	ワークフロー、コンテンツ管理、検索機能、ポータルサイトの作成	ファイルのバックアップ、簡単な共有
データの共有範囲	組織内外の複数ユーザーで共有可能	基本的に個人用だが、ファイルの共有も可能

3. SharePointをもっと便利に使う活用集

SharePointは多くの機能を持ちますが、使いこなすのが難しいと思われがちです。そこでここからは、社内業務ですぐに役立つ活用例をご紹介します。

3-1. ファイルへのプロパティ追加で整理整頓

SharePointには、単にファイルを補完するだけでなく、ファイルごとに独自の列（プロパティ）を追加できる機能があります。例えば、請求書の請求日や支払日、金額などを埋め込めます。特定の期間の請求書ファイルを探したり、金額で請求書ファイルを検索したりするのにも便利です。

3-2. AIによる請求書の自動処理

前述のプロパティ追加は便利ですが、転記を手作業で行うのは面倒です。そこで活躍してくれるのがPower Automateの機能として利用できる「AI Builder」です。請求書のファイルをSharePoint内にある特定のフォルダにアップすれば、このAI BuilderがPDFや画像の内容を読み取り、予め設定しておいたプロパティへの転記作業を自動で行ってくれます。

3-3. 契約書の期限管理とアラート

AIが読み取れるのは請求書の内容だけではありません。例えば契約関連の書類でも活用可能。例としては、期限をプロパティにセットすることで、期日が近づいたらメールやチャット等でアラートを発報する、といった活用方法が挙げられます。さらに、どの部署の誰にアラートを出すかなどの細かい設定はもちろん、予め設定しておけば契約更新に必要なファイルなどもアラートに含められるため、より事務作業を効率化できます。

3-4. FAXの電子化とメンバーへの転送

インターネットFAXで受信したファイルを、SharePointの特定のフォルダに自動でアップロードしておくと、プレビュー後にメールやチャットでメンバーに転送できます。印刷する手間もなく、紙代の節約にもなります。受け取る側としても、必要なものだけをデジタルデータとして残しておけるので便利です。

3-5. 個人情報の取り扱い

例えば社員名簿の管理にもSharePointは活躍します。個人情報が含まれる紙の書類は、鍵付きのキャビネットが必要です。また、エクセルファイルなどのデジタルデータであっても、パソコン本体に保存する場合には、そのパソコンのログイン設定や設置場所に気を遣います。SharePointであれば、クラウド上に情報を保存し、かつ閲覧・編集などの権限を任意で設定可能。権限を持つ管理者以外が触れられない状況を作りつつ、管理者としてはアクセス・管理がしやすくなるというメリットがあります。

4. SharePointの導入をJIMUKIが完全サポートします

JIMUKIでは、SharePointを含むMicrosoft365の販売はもちろん、その活用方法まで支援するIT顧問契約にも対応します。SharePointの導入を徹底的にサポートいたしますので、どのようなことでもご相談ください。

SharePointに限らず、それぞれのお客様が持つ課題やニーズをヒアリングした上で、必要な機能の選定とシステム構築をお手伝いします。作業効率化や業務負荷軽減でお悩みの際は、ぜひJIMUKIまでご相談ください。