オフィスレイアウトは業務効率に大きく関わる大切な要素です。
前回のコラムでもご紹介したように、働く場所はワークライフバランスと従業員エンゲージメントに影響を与えるため、レイアウトは重要な要素となります。
しかし、現在の環境に問題を抱えている方は少なくありません。
そこで今回は、固定席のオフィスレイアウトでよくあるお悩みを例に取り、その解決策としてのフリーアドレス導入をご紹介します。
前回のコラムでご紹介したABWの働き方を目指す第一歩となります。
「社内のコミュニケーションが少ない」「座席が足りなくて困っている」などの問題がある方は、ぜひご一読ください。
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CONTENTS
1．そもそもフリーアドレスって何？
2．お悩み１：他部署との連携・コミュニケーションがなかなか活性化しない
3．お悩み２：新卒入社や中途採用、部署異動で人が増えたときにデスクが足りなくなる
4．お悩み３：社員によってはデスクが散らかってしまい、オフィスの美観が崩れてしまう
5．お悩み４：フリーアドレスなどのレイアウト替えをしたいが、事務職には固定席が必要
6．お悩み５：フリーアドレスを導入したいが、いきなりすべてを変えるのは不安がある
7．オフィスレイアウトならJIMUKIにお任せ
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1．そもそもフリーアドレスって何？
フリーアドレスとは、従業員が自分専用の固定席を持たず、仕事の作業場として使えるデスクとチェアがオフィス内の各所に設置されているオフィスレイアウトのことです。
採用されるデスクの種類は会社で異なり、長机を活用し複数人の座席を確保したり、社内のいたるところに１人用の机があるなど、日によって座席を選べるのが特徴。
気分や作業内容に合わせてデスクを選べるため、生産性の向上が期待できます。
その他にも、社内全体のコミュニケーション促進やスペースの有効活用、各種コスト削減やセキュリティ向上まで、幅広いメリットによってオフィスのお悩みを解決へ導いてくれます。
それではさっそく、固定席のオフィスレイアウトでよくあるお悩みをみていきましょう。
ぜひ、ご自身のオフィスと比較しながら読んでみてください。
2．お悩み１：他部署との連携・コミュニケーションがなかなか活性化しない
固定席は同じメンバーと密な連携を取りながら働けるのがメリットです。
一方、関わりの薄い他部署の人と接する機会は少なくなりがち。
閉鎖的・排他的な空間では情報交換やアイデアの共有が難しくなり、組織全体の連携も弱まる可能性があります。
◎組織力の強化とイノベーションを促進するフリーアドレス
フリーアドレスを導入すると、他部署のメンバーとの交流が増え、情報交換や意見交換も活発化します。
多様な視点が交わることで、新しいビジネスアイデアや解決策も生まれやすくなり、組織力の強化とイノベーションの促進にも期待が持てるでしょう。
一方、部署メンバーがどこにいるのか分かりにくい、マネジメントがしづらいといったデメリットも挙げられます。
解消のためには、フリーアドレスの運用ルールをしっかりと作り、その定着を図ることが重要です。
たとえば、座席予約システムの導入や定期的な部署内ミーティングの実施など、工夫次第でより効果的な運用が行えます。
3．お悩み２：新卒入社や中途採用、部署異動で人が増えたときにデスクが足りなくなる
固定席の場合、組織変更や増員があると、デスクが足りなくなったり、オフィスのレイアウト変更が必要になったりする可能性があります。
例えば、新入社員と教育係を隣り合わせで配置するために、異動しないスタッフの席替えが発生することも。
座席を増やせばよいという単純なものではないため、手間や時間がかかります。
◎フリーアドレス導入で柔軟なデスクレイアウトを実現
フリーアドレスは、柔軟なデスクレイアウトを実現できる点が大きな魅力です。
人員が増えた際も席替えなどは不要。即日対応が可能です。
OJTの際にも隣合う席をすぐに確保できるでしょう。
ただし、フリーアドレスの設計次第では座席不足問題が発生する可能性は考えられます。
そのため、事前に出社社員数の調査やフリーアドレス対象者の明確化などが重要です。
4．お悩み３：社員によってはデスクが散らかってしまい、オフィスの美観が崩れてしまう
固定席に座る一部の社員が書類をデスクにため込み、デスクを散らかしてしまうことはありませんか？
また、共用書類や文房具が重複することで、コストが必要以上にかかってしまうことも、固定席のデメリットのひとつです。
◎フリーアドレスで整理整頓の徹底と書類・文具を共有化
フリーアドレス導入は、整理整頓の徹底と書類・文具の共有化につながります。
ペーパーレス化の促進につながれば、キャビネットの数も減らせるでしょう。
また、書類が机に出しっぱなしになることで起こる情報漏洩も防げるので、セキュリティ効果も高まります。
ただし、効果的な運用のためには、ノートPCやスマホ、無線LANなどの環境を整える必要があります。
そのため、フリーアドレス導入を機に、社内システムを整えることもおすすめです。
5．お悩み４：フリーアドレスなどのレイアウト替えをしたいが、事務職には固定席が必要
職種によっては、フリーアドレスが適さない場合もあります。
特に経理などの事務職では、頻繁に使用する事務用品や機器を手元に置いておく必要があるため、固定席が必須というところも少なくありません。
◎バックオフィスの島は残したハイブリッドフリーアドレスがおすすめ
フリーアドレスは導入したいが、事務職には固定席が必要…こうしたシチュエーションでは、バックオフィスの島を残したハイブリッド型のフリーアドレスの導入がおすすめです。
事務方の島は残しつつ、営業職など、外出が多いメンバーに向けたフリーアドレスデスクを用意することで、それぞれのメリットを両立できます。
また、バックオフィスメンバーも、業務によっては自席以外で仕事ができるようになり、業務効率向上が期待できます。
6．お悩み５：フリーアドレスを導入したいが、いきなりすべてを変えるのは不安がある
フリーアドレスのメリットは理解しているものの、突然オフィスレイアウトを変更することで業務にどのような影響が出るかが見えないと、不安になる方もいるでしょう。
どこに座ればよいか分からない、自席がないと不安、と考えるスタッフもいるはずです。
また、レイアウト変更に伴う費用面のハードルもないわけではありません。
◎まずはグループアドレスの導入からスタート
いきなりのフリーアドレスが不安なのであれば、まずはグループアドレスの導入からスタートすることをおすすめします。
グループアドレスとは、チームやグループ、部署ごとに割り当てられたエリアのなかから、好きな席を選んで使う仕組みです。
フリーアドレスに比べると席の選択の自由度は低いものの、グループ内のコミュニケーション活性化、連携強化などのメリットがあります。
共有物が増えることで席の省スペース化も図れるでしょう。
フリーアドレスに比べれば導入ハードルも低く、運用の自由度も高いため、段階的な移行が可能です。
まずは部分的に新しいレイアウトに慣れ、フリーアドレスのメリットをメンバーに実感してもらいましょう。
7．オフィスレイアウトならJIMUKIにお任せ
JIMUKIでは、フリーアドレスを含むオフィスレイアウトのサポートを承ります。それぞれの企業様に合わせたご提案もお任せください。
担当者がお悩みをお伺いした上で、適切な解決策をご提示いたします。
オフィスレイアウトに関するお悩みがある際は、ぜひ一度当社までお問い合わせください。
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