近年、デジタル化やITの進歩に伴い、ペーパーレス化が注目されています。
ペーパーレス化の実現に向けてシステムを整えている企業がある一方で、取り組みのハードルの高さから紙媒体を捨てることができず、なくてもいい書類があふれているオフィスも少なくありません。
ペーパーレス化を進めることで、経費削減だけでなく、業務管理や情報共有をより効率よく行うことができ、生産性の向上やテレワークなどの柔軟な働き方ができるようになります。
そこで今回は、ペーパーレス化を進めるために何から始めて良いか迷っている方に向けて、どの企業でも取り組みしやすいFAXのペーパーレス化の事例を紹介するとともに、実現した場合のオフィスデザインへの効果について解説します。
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CONTENTS
1. ペーパーレス化とは
2. まずはFAXのペーパーレスからチャレンジ
3. 弊社のPC-FAXの便利な活用法
4. ペーパーレス化で変わるオフィスデザイン
5. システムとオフィスのアップデートならJIMUKIにおまかせ
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1. ペーパーレス化とは
「ペーパーレス化」と聞くと「紙媒体を使用しない」というイメージを持つ方が多いと思いますが、紙をなくすことが本来の目的ではありません。
オフィスにおけるペーパーレス化とは、これまで紙媒体で使用していたビジネス文書を電子化することで、業務効率を向上させることをいいます。
まずは、ペーパーレス化を導入した際のメリットを見ていきましょう。
■業務効率の向上
デジタル化によってペーパーレス化された情報は、パソコンやスマートフォンでいつでもどこでも確認することができます。また、探したい資料がある時は検索機能を利用することで、瞬時に必要なデータを探し出すことができます。
また、デジタル化することでデータの共有が可能になり、会議のたびに資料を印刷して配布するといった付帯業務が削減されます。
■コスト削減
ペーパーレス化を実現することで、単純に紙媒体の経費が削減されるだけではありません。紙媒体を閉じるファイル、ファイルを収納するキャビネット、キャビネットを置く場所、ひいては紙をファイリングする時間、探す作業時間までも削減することができます。
また、紙の使用量が減るという点では森林伐採の回避につながり、企業のSDGsのアピールにもつなげることができます。
■セキュリティの強化
紙資料は紛失や盗難、置き忘れなどによる情報漏えいや長期保存による劣化などのリスクがありますが、データとして保存することでこれらのリスクが軽減されます。
また、バックアップの観点からもペーパーレス化を進めることはより有効です。
2. まずはFAXのペーパーレスからチャレンジ
ペーパーレス化のメリットが分かっても、どのように始めたらよいか分からない方も多いのではないでしょうか。
そこで、ここからはペーパーレス化を進める方法の中でも、比較的ハードルが低いFAXのペーパーレス化をご紹介していきます。
まずはFAXにおける紙媒体についてどのような課題があるの見ていきましょう。
■プリントアウトされるFAXのよくある課題
取引先やお客様との連絡手段の一つとしてFAXを利用している方もいるでしょう。
紙の書類をそのままの状態ですぐに共有できる手軽さはありますが、次のような課題があります。
・受信データは必要・不必要に関わらず全てプリントアウトされてしまう。
・受信したFAX用紙から、自分宛のFAX用紙を探し出すのに時間を要してしまう。
・他の担当者宛のFAX用紙に気付いた場合は、配る手間が発生する。
・誰宛か不明のFAX用紙は、放置されてしまうことがある。
・FAX送信するために、わざわざプリントアウトしなければならない。
・仕事の手を止め、FAX機まで移動しなければならない。
・手書きで納期回答の記入やスタンプの押印が必要である。
・社内外問わずFAX機の近くにいない場合は、すぐに確認できずタイムラグが生じる。
・日付や取引先ごとにファイリングする作業が発生する。
・倉庫やキャビネットに保管する作業が発生する。
■紙が要らないPC-FAXの便利な活用法
これらの課題を解決する手段として、パソコンから直接FAXを送受信するPC-FAXがあります
パソコンとPC-FAX対応の複合機を、ネットワークを利用して繋げることで簡単に利用ができます。
PC-FAXを利用すれば、まるでメールを送受信する感覚でパソコン上でFAX送受信ができます。
また、受信データは全て自動でPDF化されるため、印刷にかかる紙やインクの経費削減につながります。
受信したデータは確認後フォルダに格納すれば瞬時に保管作業まで完了します。
3. 弊社のPC-FAX活用事例
ここからは、弊社が実践しているPC-FAXの活用法を紹介していきます。
■FAXデータの保管
受信したFAXは自動でPDF化されるため、紙に印刷する必要がありません。また送信時もパソコン内のデータから直接送信することができます。
これらのデータは全てPDFでフォルダ管理し、いつでも遡って確認できるようにしています。
■時間のロスと場所を制限しない確認方法
受信時に社内チャットに受信通知が届くため、どこでもタイムラグなく確認できるのが特長です。
FAX機が手元にない状態でも、自身の作業場からパソコン上で送受信が可能なため、FAX送受信のために場所を移動する必要がありません。
また、外出中の営業にお客様からお問い合わせがあった場合でも、手元のパソコンやスマートフォンからすぐに該当のFAXを探して回答することができます。
レスポンスのスピード向上は顧客満足度向上に効果的といえるでしょう。
■パソコンでプラスの作業が完結
PC-FAXでは、Word、Excel、Acrobat等どんなアプリからでも印刷機能があれば送信することができます。
送信するにあたりコメントの挿入や捺印を行いたい場合もパソコンで上で行うことができるので、FAX資料の作成から送信まで作業の手を止めることはありません。
また、FAX送信する際は、PC-FAX上で送付状を添付することもできます。
4. ペーパーレス化で変わるオフィスデザイン
日頃FAXで利用している紙媒体をイメージしてみましょう。案外多くありませんか？
それらの紙媒体の保管がなくなることで、引き出しのないデスクを導入できるようになります。
これにより選択できるデスクの種類が豊富になります。
また、フリーアドレスやABWといった今までとは違ったオフィス創りが叶います。
また、ペーパーレス化を進めることでオフィスからキャビネットを減らすこともできます。キャビネットを減らすことで見た目がスッキリとした印象になり、開放的なオフィスが実現します。
このようにして生まれたスペースに、1つの選択肢として「個室ブース」を設置するのはいかがでしょう。
個室ブースはテレワークやWeb会議の普及により需要が増えており、個室なので事業に関する機密情報や担当者のプライバシーも守られます。
電話ボックスのような周囲を遮断した密閉タイプや、パーテーションで区切った個室ブースタイプなど種類も豊富です。
特に、密閉タイプでは内装を吸音効果のある素材にして音漏れを防止することもできます。
このような選択肢がオフィスにあると、従業員は仕事のシーンに合わせて働く場所を選択することができます。
自身が業務に集中できる空間を選べると、仕事へのモチベーションも高まり、生産性にも好影響を与えるでしょう。
周囲の音や視線を軽減し、動線を妨げない場所の選定やレイアウトを、弊社がプロ目線でご提案いたします。
5. システムとオフィスのアップデートならJIMUKIにおまかせ
JIMUKIでは、システムデザインとオフィスデザインを連動した、新しい空間づくりのお手伝いをしています。
今回ご紹介した個室ブースの設置についても、ご興味のある方はお気軽にご相談ください。
おすすめのタイプや設置場所を、プロ目線でご提案いたします！
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