経理部門は業務内容の特性により、固定席で仕事をするイメージはありませんか？
時代の変化によるペーパーレス化やデジタル化を経理部門にも取り入れることで、固定席にしばられない働き方が実現します。
それにより従業員のモチベーションアップや時代に合ったオフィスデザインへの変更も可能。
さらに、経費削減や顧客満足度の向上も見込めます。
先日、ペーパーレス化の1つとしてPC-FAXの導入について紹介しましたが、今回は経理業務にデジタルツールを導入した弊社の活用法をご案内します。
経理業務のデジタル化を進めることで得られる、システムとオフィスデザインへの効果についても、それぞれ解説していきますので参考にしてみてください。
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CONTENTS
1. なかなか変えられない経理業務の現状
2. アナログな経理の無くならない課題
3. 手作業からの脱却！デジタルツール導入による解決法
4. デジタル化と作業の自動化で変わる経理部門の働き方
5. システムとオフィスのアップデートならJIMUKIにおまかせ
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1. なかなか変えられない経理業務の現状
経理業務というと、書類を扱う機会が多く、デジタル化を促進するのが難しくありませんか？
まだまだ紙を使う前提の業務フローになっていたり、ひとつひとつの業務を手動で行っているため固定席が必須という企業も少なくないでしょう。
たとえば、以下のようなケースに心当たりはありませんか。
・紙ベースで行う業務がとにかく多い
・デスク回りはいつも紙だらけ
・書類の保管場所に多くのスペースを使っている
・紙による承認作業を行っており、承認フローの状況がわからない
・担当者が不在により、ハンコを押してもらえず作業が滞る
当たり前になっている今のやり方を振り返ってみると、より業務しやすく変えていけることが多くあるでしょう。
2. アナログな経理の無くならない課題
紙ベースで1つずつ手動で行う経理業務は、慣れることで習熟度も高まりますが、恒常的に次のような課題があります。
また、請求書・領収書・決算書などの書類は、業務効率と保管の両側面に当てはまることが多いです。
●固定席での作業が必要
紙媒体での作業が多い場合、社内のどこか固定席で作業することになります。
経理業務には、関係者以外の目に触れてしまうと困る情報も多くあるでしょう。
もし、自分の席が、人の出入りが多い固定席になっている場合、個人情報の取り扱いなどに十分気をつけねばなりません。
●スペースや時間が必要
紙で業務をするには、プリントアウト、かつ保管場所の確保が必要です。
プリントアウトした紙を置く場所だけでなく、プリントアウトするための複合機や印刷用紙もどこかに配置する必要があり、多くのスペースを使うことになります。
また、文書の整理や検索の際に、直近のものであればいいですが、過去に遡って対応する必要がある場合は時間を要します。
●業務負担
例えば、請求書などの書類を郵送するとしましょう。
まず「プリントアウト」し、「封入」。その後に「郵送」するという3つの作業が発生します。
それぞれの作業に時間がかかりますし、お付き合いする取引先が増えれば増えるほど担当者の作業負担が増します。
●送付物にタイムラグが発生
書類を送付した場合、お客様の手元に届くまでに一定の時間を要します。
急ぎの書類ですと到着するまで安心できなかったり、お客様から催促の連絡をいただいてしまったりすることもあるかもしれません。
●人的ミスの発生
本来であれば避けたいものですが、すべてを手作業で行っていると誤発送や誤入力などのミスが起こります。何度確認しても、100％安全とは言い切れないからこそ神経を消耗しますよね。
社内の中でも大事な情報を扱う機会が多いからこそ、できるだけ人的ミスを減らすフローを考えたいです。
経理は請求書発行や経費精算など、作業の特性から紙ベースで行うことが多く、固定席が必須という状態が一般的でした。
また、ハンコ文化が根強いことから、コロナ禍においても経理部門だけテレワークから取り残されてしまうといった企業もあったことでしょう。
これらの現状や課題を踏まえて、弊社が実際に行った具体策についてご紹介いたします。
3. 手作業からの脱却！デジタルツール導入による解決法
前述したような課題を解決するにあたり、弊社では経理業務に電子請求書発行システムを取り入れ、紙ベースの請求書発行を廃止しました。
具体的には、 クラウド帳票発行サービスで売上シェアNo.1を獲得している 「楽楽明細」を導入。楽楽明細とは、請求書などの帳票をWeb上で発行できるクラウド型の電子請求書発行システムです。
紙いらずの電子データであるPDF形式で発行および送付を行うため、プリントアウトや封入、郵送作業がすべて不要になります。そして、請求書を電子データとしていち早く届けられるため、お客様を待たせることがありません。
こうした点だけでも魅力的に感じますが、このようなデジタル化を促進することで、どのような効果が得られるのでしょうか。続けて、ご紹介していきます。
4.デジタル化と作業の自動化で変わる経理部門の働き方
楽楽明細の導入は紙などの経費削減だけでなく、経理部門の働き方の幅を広げてくれます。
紙ベースで取り扱っていたデータをデジタルに切り替え、ツール導入で作業の自動化を進めたことで得られる効果とは何なのか。
システムデザイン※とオフィスデザイン、それぞれの側面から説明していきます。
※ここで意味する「システムデザイン」とは、ツールなどを導入し業務効率化を実現したり、デジタル化の促進により今の業務フローが見直されたり、システムまわりで働き方をデザインしていくことを指します。
●システムデザインの効果
繰り返しの手作業やルーティン業務を自動化することは、立派な業務効率化です。
例えば、先述した郵送に伴う封入作業をなくすことにより、工数削減や人的ミスを軽減できます。
正確には、封入作業をなくすことで印刷に使う紙やインク、切手代が不要になり、経費削減にも繋がりますよね。
ツール上で請求書を送ることでタイムラグがなくなり、顧客満足度もアップ。
もちろん、従業員による送付作業やファイリングの時間も不要です。
さらには、デジタル化されたデータの保管や検索、共有などが可能になることで、経理担当者のリモートワークが実現できます。
●オフィスデザインへの効果
固定席にしばられないフリーアドレス、さらにはABW※を導入でき、経理担当者が場所に縛られることなく働けます。
※ABWとはActivity Based Working（アクティビティ・ベースド・ワーキング）の略で、業務内容や目的に応じて、働く場所や時間を選べる仕組みのことです。
紙データの電子化や脱ハンコ化を進めることで、働く場所や時間に制約されず業務が遂行できます。
そのため、従業員の柔軟な働き方を提示できることから、ワークライフバランスの改善が期待できるでしょう。
そのほか、デジタル化を進めることで紙ベースの文書管理やファイリングキャビネットの必要性が減少するので、オフィス内の物理的なスペースが開放されます。
これにより、オープンスペースの拡大やコラボレーションスペースの設置が可能になり、社内のコミュニケーションの活性化やチームワークの向上を図れます。
デジタル化によって作業が効率化され、多様な働き方を取り入れていく場合は、柔軟な作業スペースやプライバシーを確保できるブースの導入など、オフィスをカスタマイズするのも一手です。
5. システムとオフィスの刷新ならJIMUKIにおまかせ
リクルートにおいて選ばれる企業になるためには、従業員にとって「働きやすい環境」が欠かせません。
オフィスを綺麗にするだけでは本当の「働きやすさ」は叶いませんし、ただシステムを取り入れるだけでは本当の意味での「業務効率」も叶いません。
JIMUKIは、そこで働く人の気持ちになって、システムデザインとオフィスデザインを組み合わせた新しい空間づくりのご提案をしています。
従業員のニーズや業務内容を踏まえて、企業として目指したい働き方を実現できるオフィスづくりを、弊社がプロの視点でご提案します。
1社、1社、それぞれの企業に合ったおすすめのスペースやレイアウトもご案内いたします！
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