1998年7月に施行された電子帳簿保存法。
2022年に改正され、電子データを保存する要件が大幅に緩和されました。
今後企業は、この法律改正に速やかに対応していくことが求められています。
こちらの記事では、電子帳簿保存法の現状や対処法を詳しく解説します。
・改正によって何がどう変わったの？
・ペナルティがあるのか気になっている
・他社がどう対応しているのか知りたい
このような方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
費用を抑えた電子帳簿保存法への対応策もお伝えします！
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CONTENTS
1．電子帳簿保存法改正の現状は？
2．電子帳簿保存法改正のポイントは？
3．費用を抑えて電子帳簿保存法に対応するには？
4．業務のデジタル化ならJUMUKIにおまかせ！
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1．電子帳簿保存法改正の現状は？
電子帳簿保存法は、法人における帳簿書類を電子データで保存するためのルールを制定している法律で、2022年に改正されました。
改正によって大きく変わった点が、紙から電子データへの移行を推進するだけでなく、電子データから紙への移行が厳しく制限されたことです。
これまで紙での出力・保存が認められていたデータを、今後は電子データで保存しなければなりません。
2024年1月の義務化まで2年間の宥恕（ゆうじょ）措置が設けられていますが、2023年末までには必ず対応する必要があります。
2．電子帳簿保存法改正のポイントは？
「電子保存」といっても、単にパソコンのフォルダにファイルとして保存して置けば良いというわけではありません。改正によって、保存するデータはいくつかの条件を満たす必要があると定められました。
ここでは、押さえておきたい2つのポイントについて解説します。
●検索要件を満たす
まず、最大の難関とも言われているポイントの1つは、検索要件です。
保存するデータを、取引データの種類ごとに取引した日付や金額といった条件で、検索できるような機能を確保しておくよう定められました。
つまり、必要な条件にもとづいて出力できるよう、使いやすい状態にしておければいいということでもありますが、扱うデータが多い企業ではそう簡単な話ではありません。
検索に必要となる項目を入力する作業や、管理のためのシステム導入など、人の作業時間だけなく費用が発生します。
ただし、売上高5,000万円以下の場合は不要になるなど、対象外となるケースもあります。
●真実性を確保する
「真実性の確保」という要件には、電子データの訂正や削除履歴を確認できる状態にしておくこと、改ざん等の不当な処理を防止するための規定の作成・運用などがあります。
たとえば、タイムスタンプ（そのデータがいつから存在しているか、その時点から不正に改ざんされていないかを証明する機能）の活用が具体策として挙がりますが、システム導入のための費用と、1ファイル毎にタイムスタンプの付与費用がかかります。
文書の量が少なく、コストを抑えたいのなら、不当な処理を防止するための規定作成・運用が、着手しやすいはずです。
実際に不当な処理を防止するという意味でも、こうしたルールは作っておけるとよいでしょう。
3．費用を抑えて電子帳簿保存法に対応するには？
結局のところ電子帳簿保存法に対応するには、保存したい文書の種類に合わせた専用のサービスの活用がおすすめです。
保存したい書類や前後の業務の流れによっても、電子帳簿保存法改正への最適な対応策は異なるため、しっかりと比較検討しましょう。
大量にデータを処理する必要があれば、請求書や領収書、契約書など、それぞれの文書の保存に特化したサービスを使い分ける必要があります。
しかし、サービスの数だけ費用がかかってしまうため、多くの中小企業にとっては負担になるでしょう。
ここでは、あらゆる文書にワンストップで対応が可能で、かつ比較的安価に導入できるMicrosoft 365の「SharePoint」を紹介します。
●SharePointで電子帳簿保存法に対応する方法
Microsoft 365のSharePointは、1アカウント750円 / 月（※2023年4月現在）という料金で導入が可能です。
約1TBのクラウドストレージを利用でき、ビジネスチャットやスケジュール管理、ビデオ会議など多彩な機能も備わっているため、サービスをいくつも契約する必要がありません。
SharePoint は、検索要件にも対応しています。
プロパティに、「取引日」、「取引金額」、「取引先」を追加すれば、フィルターや検索機能を使って希望のデータ検索が可能です。
また、SharePointは、バージョン履歴を保管しており、ユーザーから削除権限を外すことで、削除を禁止できます。
コンプライアンスセンターの監査ログを保存しておけば、管理者が行った削除と変更の操作履歴の取得も可能になるため、「真実性の確保」も実現できます。
●Microsoft 365なら前後の業務フローも自動化できる
Microsoft 365を使うことで、「あるメールアドレスに届いたメールの添付ファイルを自動的にSharePointへ登録する」といった、業務の自動化が可能になります。
電子帳簿保存法への対応を皮切りに、業務フローやツールの見直し、デジタル化による効率アップを図るのもよいでしょう。
4．業務のデジタル化ならJUMUKIにおまかせ！
JIMUKIでは、お客様の業務のデジタル化をお手伝いしています。
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