前回は、社内のコミュニケーションを円滑化するための「チャットツール」について解説しました。
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組織改革・業務効率化をするなら！これからの企業に必須の「チャットツール」とは？
業務のデジタル化とは、現状の紙を基本とした非効率な業務の流れをそのままコンピュータを用いてシステム化するのではなく、デジタルの考え方を基に理想の業務の流れへと設計し直す事です。こうした作業には実際の業務にあたるメンバーの協力が不可欠です。チャットツールでオープンに議論する事で、メンバーを巻き込み味方につけ、次の段階へと進んでいきましょう。
今回は、チャットツールの導入後、会社の基本的な機能をデジタルの世界に徐々に構築していく中で基盤となる「グループウェア」や「社内アプリ」についてご紹介していきます。
・メンバーのスケジュール確認や調整に時間がかかる。
・休暇の取得や経費精算など、紙での申請書をなくしたい。
・クラウドサービスの候補が多すぎて、どういう考え方で選定すれば良いのか分からない。
具体的にこういった悩みをお持ちの方は、ぜひ参考にしてみてください。
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【CONTENTS】
1．グループウェアとは？
2．社内アプリとは？
3．主なツールとその特徴
4．導入のポイント
5．グループウェア／社内アプリの導入はJIMUKIにご相談ください！
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1．グループウェアとは？
グループウェアは、スケジュール管理機能を中心に組織内の人同士のコミュニケーションを円滑化し、業務効率を高めるためのソフトウェアです。
●スケジュール管理機能
個人・グループのスケジュール管理機能。
お互いにスケジュールを把握でき、ミーティングや実務の日程調整が格段にスムーズになります。
他のサービスと連携しやすいかどうか、日程の自動調整機能や出欠確認機能、施設予約機能があるかは選定ポイントになります。
●ファイル共有機能
画像ファイルやドキュメントを共有する機能。
会議時の資料共有や周知、情報共有のスピードを高めることができます。
グループウェアとして考えた時には重要性は低いですが、業務のデジタル化を進めていく中で会社の資産となるデータの保管場所は重要になります。
●プロジェクト管理機能
カンバン方式やガントチャートなどを利用して、プロジェクトの進捗や、各人のタスク管理を行える機能。
●ワークフロー機能
稟議や申請などをネットワーク上で行う機能。
社内稟議や経費申請、有給申請などの手間を減らし、かつスピーディーに処理ができます。また、導入することでハンコ出社をなくすことができます。
●コミュニケーション機能
チャットや掲示板、Webメールなどでコミュニケーションがとれる機能。
導入するグループウェアを選定する時、上記にあげた機能はどのシステムにもあります。しかし、実際に活用できるかどうかは別の話になります。デジタル化の本質である「検索でき、再利用でき、共有できる」かどうかという視点に沿って選定すると良いでしょう。
また、さまざまな業務がグループウェアを介して管理できるため、テレワークの推進にも役立ちます。
2．社内アプリとは？
社内アプリとは、ここでは業務に活用する自社専用のアプリのことをいいます。
基本的な利用目的はグループウェアと同様、社内のコミュニケーションや業務効率の向上です。
ただし、社内アプリは利用者が自分達の業務を効率化する為に作成し、業務に合わせて柔軟にカスタマイズできるのが、グループウェアと異なる点といえるでしょう。
リリース後に運用しながら、改善や機能追加などができることもメリットです。
3．主なツールとその特徴
ここでは、グループウェア／社内アプリ作成基盤として代表的な3つの陣営をご紹介します。
まずは日本製で日本の組織に馴染みやすいサイボウズ、そして圧倒的なシェアで大規模な組織の管理も得意なMicrosoft、最後に個人やスタートアップに人気があるGoogleです。
以下にそれぞれの得意な点、不得意な点を私の個人的な見解に基づいてご説明します。
■サイボウズOffice｜グループウェア
サイボウズOfficeは、サイボウズ株式会社が展開しているグループウェアです。
- スケジュール管理、タスク管理、掲示板、施設予約、ワークフローなど、幅広い機能を搭載
- 日本の組織に合っており、誰でも使いやすい操作性で、導入のハードルが低い
- チャット機能、Webメール機能、ファイル共有機能はありますが、スマホでの利便性を考えると別サービスとの併用を推奨
- カスタムアプリとして社内アプリを作成可能ですが、機能は限定的。後述するKintoneを推奨
サイボウズは生粋のグループウェアを作ってきた会社です。施設予約やワークフローなどが重要な場合はサイボウズOfficeのようなグループウェア専門のツールがお勧めです。
■サイボウズ kintone（キントーン）｜社内アプリ
kintoneは、サイボウズ株式会社が提供しているビジネスアプリ作成クラウドサービスです。
- 初心者でも自社アプリを直感的に（ドラッグ＆ドロップなどの簡易操作で）作成できる
- 例として顧客管理、案件管理、休暇申請など、必要な時に必要なアプリを作成できる
- 作成したアプリはPCでもスマホでも利用可能
- カレンダー機能は貧弱なので、他のグループウェアと併用する事を推奨
- やりたい事の70%程度のアプリをさくっと素早く作れるツール。100％を求めるとプログラミングの知識が必要となる
大抵の社内アプリ作成ツールは英語や多少のプログラミング知識が必要ですが、Kintoneについては全く不要です。導入ハードルは最も低いことが特徴です。
■Microsoft365｜グループウェア及び社内アプリ
Microsoft 365は、Microsoft社の様々なOfficeアプリケーションと、それらをクラウドで便利に繋げるサービスのセットです。あまりに多機能なのでグループウェアとしても使えるというイメージです。
- Microsoft365はTeamsが中心。ビデオ会議はもちろん、スケジュール管理、プロジェクト管理、チャット、掲示板、ファイル共有機能が統合されている
- ExcelやWordの文書をチャットに投稿すると、そのままOneDriveで共同編集できる
- ワークフロー機能は無い。しかし、Power Automateを用いれば、申請をFormsへ入力し、承認依頼をTeamsのチャットへ送り、承認されたらSharePointリストへ保存するといったワークフローを作成できる
- 社内アプリはPower Appsでかなり自由度の高いアプリを作成出来る。作成にプログラミングの知識までは必要ないが、ある程度のプログラミングへの適性は必要
Excel、Word、PowerPoint等Officeソフトが業務の中で重要である場合は、Microsoft365を選ぶメリットは大きいです。
■Google Workspace｜グループウェア
Google Workspaceは、Google社の様々なクラウドサービスのセットです。個人的に利用しているユーザーが多く、様々なアプリやサービスと連携がしやすい為、使い始めやすいです。
- GmailとGoogleカレンダーは個人的に利用しているユーザーが多く、そのままビジネスで活用できる
- メール機能としてGmailのフィルタリング技術は最高水準
- ファイル共有機能としてGoogle Driveの検索技術は最高で、手書き文字やFAX文書すら検索できる
- ワークフローやプロジェクト管理機能は無い。rakumoやtorelloなど別サービスと連携する事を推奨
- 社内アプリ作成は弱い。現状AppSheetは日本語化されておらず、Google Apps Scriptはプログラミングの知識が必要。
スタートアップや小規模なチームなど、個人の延長としては導入しやすいです。反面、ワークフローやプロジェクト管理機能がない為、大規模な組織では利用しにくいことが特徴です。ただし、プログラミングスキルがあると使いやすいです。
4．導入のポイント
グループウェアや社内アプリを導入する際には、自社の業務とITレベルにマッチしたツールを選ぶことが大切です。
各ツールにはそれぞれ特徴があり、得意領域・不得意領域が分かれています。
ここでは上記で解説した主要４ツールを比較してみます。
◎：使いやすくおすすめです
〇：対応しています
△：対応していますが、不向きです
※：対応していますが、使いこなすには一定の知識を要します
✖：対応していません
上記のような各ツールの違いを鑑みながら、以下の視点で検討をしていきます。
・各ツールで「何ができて」「何ができないのか」を比較する
・自社の業務で運用する際に、具体的に障壁になりそうなことを考える
・自社の業務にマッチするツールはどれかを考える
・無料トライアルから開始して、実際の運用に耐えうるかを確認する
5．グループウェア／社内アプリの導入はJIMUKIにご相談ください！
グループウェア／社内アプリについて解説しました。
どのツールが自社の業務に合うのかは、ツールを見比べるだけではなかなか判断がつかないものでしょう。
JIMUKIでは、さまざまなグループウェアや社内アプリについて、導入支援をしています。
各企業様に適したツールの選定から、導入、運用のレクチャーまで、デジタル化のプロが対応。
現状の課題からお聞かせいただければ、すべてを一気通貫でご支援いたしますので、まずはお気軽にお問い合わせください。