社内のスケジュール管理を、壁に設置したホワイトボードや個人の手帳に頼っていませんか？
アナログ方式によるスケジュール管理は漏れや重複が起きやすく、テレワークなどの多様な働き方への対応が難しいという課題があります。
そのような課題を解決する方法の1つに、スケジュール管理ができるデジタルツールの活用があります。代表的なものとして、メールでお馴染みのMicrosoft Outlookをはじめ、Google Workspace、サイボウズOfficeなどがあります。これらのツールは、どこにいても全員のスケジュールを確認できるため、会議日程の調整にも便利です。
この記事では、社内のスケジュール管理でよくある課題、実際のツール活用法、それによりオフィスにどのような効果が生まれるのかをわかりやすく解説します。
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CONTENTS
1. ホワイトボードや手帳によるスケジュール管理でよくある課題
2. デジタルツールを活用したスケジュール管理方法
3. スケジュール管理ツール導入による働き方の変化
4. スケジュール管理ツール導入によるオフィスデザインの変化
5. システムデザイン×オフィスデザインならJIMUKIにおまかせ
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1. ホワイトボードや手帳によるスケジュール管理でよくある課題
「壁に設置してあるホワイトボード型の行動予定表で社員の予定を管理している」という企業は多いでしょう。
シンプルで管理しやすい方法に思えますが、次のような課題があります。
●作業が増える
ホワイトボードでスケジュール管理をする場合、外出先や帰社予定時間を記入したり、「外出中」のマークに貼り替えたりする作業が必要になります。それに加え、その予定を見て、個人の手帳やスマホに予定をメモするという作業が発生しているのではないでしょうか。
また、スケジュールを記入・確認できるのは社内にいる場合に限るため、出張先や在宅ワークを行っている場合は電話やメールなどを利用して確認するといった作業が必要になります。
●情報量に限界がある
ホワイトボードで一度に伝えられる情報量にはスペースの都合上、限界があります。そのため、予定が詰まっている場合は極端に小さな文字で書くか、複数のホワイトボードを用意する必要があります。
また、消した文字は復元ができないため、過去に遡ってスケジュールの確認をしたくても、確認することができません。
●タイムリーな情報ではない場合がある
複数のお客様の都合を考慮して動く営業担当のスケジュールは、常に変化します。
朝一の予定で外出したものの、その後はホワイトボードに書かれているスケジュールどおりに動けているとは限りません。
その場合、営業担当の不在時にお客様から日程調整の電話が入っても、現在のスケジュールがわからなければ即答できず、お客様をお待たせしてしまいます。
●設置場所が必要になる
ホワイトボードは壁に設置したり、どこかに立てかけて置いたりするなど、当然ですが設置場所が必要です。いつも置いてあるものと思えば、普段は気にすることは少ないかもしれません。
しかし、設置場所を考慮しなくていいと考えると、思い切ったレイアウト変更などの発想が広がります。
2. デジタルツールを活用したスケジュール管理方法
冒頭でご紹介したように、スケジュール管理ができるデジタルツールはさまざまあります。
ここからは、実際に当社のMicrosoft Outlook活用例をもとに、便利な使い方をご紹介します。
●デバイスや場所を問わないスケジュールの共有
パソコンやスマホから、場所を問わず全員の予定を確認できます。
過去のスケジュールも履歴として残せるので、日付を遡っての確認も可能です。
当社の主な活用法は、お客様から外出中の社員へ連絡が入った場合、Microsoft Outlookで該当社員のスケジュールを確認し、お客様の元へ訪問中なのか、移動中なのか、商談の終了予定時間や帰社時間などを瞬時に確認しています。
また、訪問先をスケジュールに入力することで、１日を振り返ることができるため、業務日報としても活用しています。
●ミーティングの日程調整とメールの自動送信
Microsoft Outlookは、ミーティングの日程調整にも便利です。
ミーティングの参加メンバーを選択すると、参加者全員のスケジュールからミーティング可能な時間帯の候補が自動的にピックアップされます。ピックアップされた日時からミーティングの日時を決定し入力すると、対象者全員に参加確認メールが自動で送信されます。
これによりミーティングのスケジューリング漏れを防ぐことができます。
また、ミーティング当日は、指定した時間の前にリマインドでお知らせもしてくれます。
当社ではこちらの方法で社内ミーティングのスケジューリングを行っています。
これらの機能により、ミーティングを開催すると発案したら、瞬時にミーティングスケジュールを立てることができます。
●部屋の予約や物品の管理も可能
個々の予定を管理する以外にも、社内の会議室や作業用として使用する個室の予約、備品を使う際の管理にもMicrosoft Outlookを活用できます。特に、社員間で共有して使用するものにおいては、いつ誰が使用しているかなど、把握できる状態にしておくと安心です。
当社では、部屋や物品の予約も、こちらの方法で行っています。
部屋や物品の予約はスケジュールとセットで計画することが一般的でしょう。スケジュール管理と合わせて行うことで、業務計画が効率的に行えます。
3. スケジュール管理ツール導入による働き方の変化
デジタルツールの導入は、業務効率化や作業負担の軽減など働き方改革に直結します。
その中でもスケジュール管理ツールの導入は、複数のスケジュールを一元管理でき、スケジュールの把握や管理が容易になるため、業務効率化へつながります。またスケジュールの重複や漏れを防ぐことができ、スケジュールをコントロールしやすくなるため作業負担の軽減になります。
●システムデザインの効果
・ホワイトボードのメンテナンスをする手間がなくなる
・メンバーのスケジュールを瞬時に確認でき、フォローしあえる
・クラウド保存のため、デバイスや場所を問わず確認できる
4. スケジュール管理ツール導入によるオフィスデザインの変化
こうしたデジタルツールの導入による社内の「システムデザイン」は、業務効率化や作業負担の軽減など働きやすさをもたらすだけでなく、実は「オフィスデザイン」とも関連があります。
デジタルツールを活用したスケジュール管理を行うことで、メンバーとのスケジュール共有がスムーズになり、近年トレンドのABWを取り入れたオフィスの実現に一歩近づくことができるのです。
ABWとは、ミーティング、オンライン会議、集中作業、協働作業、リフレッシュなど、様々なシーンに応じたワークスペースを設置することで、状況に応じて自らがワークスペースを選ぶことができる働き方をいいます。
個人デスクに拘らず、作業に応じたワークスペースで働くことで、作業効率アップが期待できます。
ABWは様々な場所で作業をするからこそスケジュール管理が重要です。確実にスケジュールを組むことで、計画的に働く場所を決めることができます。個人のスケジュールに外出や会議の予定だけでなく、自身で行う作業も登録しておくことで、自分自身がスムーズに働く場所を選べます。
●オフィスデザインの効果
・デスクの配置が島型レイアウトの場合は、フリーアドレスに変えることができ、レイアウト変更が自由になる
・ホワイトボードを設置している場合は、壁をなくすという選択肢ができ、空間にゆとりを生み出せる
・パーテーションを導入して、機能別にオフィスを分割できる
参考記事：オフィスにパーテーションを導入するメリットは？主な種類・選び方を解説
5. システムデザイン×オフィスデザインならJIMUKIにおまかせ
JIMUKIでは、システムデザインとオフィスデザインを掛けあわせた、新しい空間づくりのお手伝いをしています。働きやすいオフィスにするためには、この2つの側面で考えることが大切です。
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